유통 재고·정산 자동화, 발주부터 월말 정산까지

1. 도입 이유

명절과 시즌 행사 때마다 점검 사이에 품절이 되고, 월말에는 조건이 맞지 않아 정산을 다시 계산했습니다. 가장 바쁜 시기에 사람이 놓치는 부분을 먼저 알려 줄 장치가 필요했습니다.

2. 현장 조건

직영 매장과 온라인몰을 함께 운영하는 회사였습니다. 같은 상품이 매장 재고와 물류센터 재고로 나뉘어 있고, 온라인 주문은 센터에서, 매장 주문은 매장에서 빠졌습니다.

재고는 WMS와 매장 POS에, 발주는 공급사별 포털과 메일에, 정산은 ERP와 재무팀 엑셀에 기록돼 있었습니다.

공급사마다 리드타임과 최소 발주 수량이 달랐습니다. 행사 상품은 행사 시작 직전에야 수량이 정해지는 경우가 많았습니다.

월말이 되면 재무팀이 입고 수량, 반품, 행사 할인을 맞춰 공급사 정산을 했습니다. 상품팀이 바꾼 조건이 재무팀에 늦게 전달돼 다시 계산하는 일이 잦았습니다.

명절이나 시즌 행사 때는 주문이 평소보다 몰리고 공급사 리드타임도 길어졌습니다. 재고 담당자는 가장 바쁜 시기에 주문 대응과 재고 점검을 함께 해야 했습니다.

기존 방식의 한계

• 재고 점검은 하루 한 번 엑셀로 했고, 행사 기간에는 점검 사이에 품절이 됐습니다.
• 발주 요청을 메일로 주고받다가 빠뜨리는 일이 있었습니다.
• 정산 때 입고 기록과 공급사 청구가 맞지 않으면 원인을 찾느라 며칠씩 걸렸습니다.

3. 해결 방법

상품, 공급사, 재고 위치, 행사 조건, 정산의 관계 정의

상품마다 어느 공급사에서 얼마 만에 들어오는지, 지금 적용 중인 행사 조건은 무엇인지, 정산 때 어떤 단가가 적용되는지를 온톨로지로 정의했습니다.

판매되는 속도를 보고 미리 알리기

Agent가 매장과 온라인의 판매 속도를 함께 보다가 리드타임 안에 품절될 상품을 알립니다. 이어서 공급사 양식대로 발주 요청서를 쓰고, 상품팀이 승인하면 발송됩니다.

입고와 청구를 맞춰 보기

월말 전에 Agent가 입고 수량, 반품, 행사 조건과 공급사 청구를 비교해 차이가 나는 건을 찾아 줍니다. 정산 확정은 재무팀이 맡습니다.

검토했다가 뺀 방법

• 수요 예측 모델부터 도입: 상품마다 쌓인 판매 기록 양이 너무 달랐습니다. 규칙 기반 감시부터 시범 운영하고 예측은 다음 단계로 미뤘습니다.

4. 진행 과정

1. 인사이트 세미나: 상품팀, 물류팀, 재무팀을 만나 재고와 정산 업무 중 시간이 가장 많이 드는 일을 정리했습니다.
2. 대상 업무 · KPI 설정: 결품 건수와 월말 정산 마감까지 걸리는 기간을 KPI로 정했습니다.
3. 현장 파견 · OS 설계: 현장에 파견된 엔지니어(FDE)가 상품팀과 함께 논의하며 공급사 조건과 정산 규칙을 정리하고 설계안을 만들었습니다.
4. PoC AI OS 구축: 상품군 일부에서 결품 감시와 발주 요청, 정산 대조를 먼저 시범 운영했습니다.
5. 시범 운영 · 확산: 전체 상품으로 확대하고, 새 공급사를 등록하는 절차를 만들었습니다.

5. 도입 후 달라진 점

프로젝트를 함께 진행해 보니 어땠나요?

현장에 파견된 엔지니어가 상품팀과 함께 논의하며 공급사 조건과 정산 규칙을 정리해 주셨습니다. 상품군 일부에서 결품 감시와 정산 대조를 먼저 시범 운영한 뒤 확대해서, 바쁜 시기에도 큰 혼란 없이 옮길 수 있었습니다.

도입하고 나서 무엇이 달라졌나요?

아침 점검이 달라졌습니다. 예전에는 하루 한 번 엑셀로 재고를 점검해서 행사 기간에는 점검 사이에 품절이 됐는데, 이제는 점검 전에 결품 위험 상품 목록을 받아 볼 수 있게 됐습니다.

운영하면서 특히 나아진 점이 있다면 무엇인가요?

월말 정산이 편해졌습니다. 정산 전에 Agent가 차이가 나는 건을 찾아 주기 때문에, 재무팀은 해당 건만 확인하면 됩니다. 상품팀이 바꾼 행사 조건도 정산에 같은 기준으로 반영돼, 다시 계산하는 일이 거의 없어졌습니다.

— 상품팀 담당자